Administratief deskundige bestuursondersteuning

Omschrijving

Administratief deskundige bestuursondersteuning (m/v/x)
Ben je een digitaal expert die vlot prioriteiten kan stellen? Ben jij leergierig en bereid om je in te werken in bepaalde onderwerpen die eigen zijn aan een lokaal bestuur? Lees dan snel verder!

Functieprofiel:

Hieronder vind je een beknopte beschrijving van deze vacature. Raadpleeg de informatiebundel onderaan voor uitgebreide informatie.

Beknopte jobinhoud
Je maakt als administratief deskundige deel uit van het thema Dienstverlening, dienst Bestuursondersteuning en Juridische zaken, team Bestuursondersteuning. Dit team bestaat uit 4 administratief medewerkers met elk hun specifiek takenpakket en de coördinator om de organisatie van het team in goede banen te leiden.

Binnen het team Bestuursondersteuning zoeken we twee administratief deskundigen, waarbij elke deskundige een bepaalde specialiteit zal uitoefenen.

Uitdagingen die gemeenschappelijk zijn voor de beide deskundigen:

• Door een uitstekende administratieve coördinatie ondersteun je het team bij een tal van vergaderingen en overlegmomenten binnen onze organisatie. Er wordt van jou verwacht dat je sterk bent in het voorbereiden en opvolgen van de wettelijke vergaderingen binnen het lokaal bestuur Aalst.
• Je zal vlot digitale vergaderingen moeten coördineren. Daarnaast werk je dagdagelijks met de verschillende Office-programma’s zoals Excel, Word, Powerpoint en Outlook.
• Er wordt van jou verwacht dat je snel overweg kan met nieuwe systemen en ontwikkelingen.
• Het team staat aan het begin van een overstap van een mappenstructuur naar een sharepoint-omgeving.
  Hieraan zal jij ook meewerken.
• Je werkt actief mee aan de steeds verder evoluerende digitalisering van het team en de rest van de organisatie.
• Tot slot behandel je, in overleg met het team Juridische zaken, aanvragen voor openbaarheid van bestuur.
  Uiteraard krijg je hiervoor eerst de nodige opleiding.

Uitdagingen die specifiek zijn per deskundige:
Eén collega staat in voor onderstaande taken:

• Binnen het team word jij, na een opleiding, de expert van het notuleringsysteem binnen onze organisatie. Je beheert de organisatiestructuur, kent individuele rechten toe en zorgt er voor dat alle officiële vergaderingen van het lokaal bestuur met het systeem kunnen werken.
• Je ondersteunt ook rechtstreeks de coördinatie van de vergaderingen van de gemeente- en de OCMW-raad alsook de bijhorende commissies, het college en het vast bureau. Aanwezigheid op raden en commissies impliceert ook dat je avondwerk zal moeten doen op vooraf afgesproken momenten.

De tweede collega is verantwoordelijk voor volgende zaken:
Het lokaal bestuur Aalst heeft een belangrijke rol als toezichthoudende overheid. Dit houdt concreet het volgende in:

• Het is jouw taak om het wekelijkse overleg van het multidisciplinaire team ‘Kerkfabrieken’ in goeie banen te leiden. Naast dit overleg werk je ook mee aan andere projecten en dossiers binnen het eredienstendecreet, namelijk het kerkenbeleidsplan, de afsprakennota, en de financiële documenten.
• Naast de eredienstbesturen bewaak je ook het overzicht op alle andere ‘verbonden entiteiten’ van het lokaal bestuur, namelijk de verzelfstandigde entiteiten zoals AGSA, SportAG en vzw BEA of de samenwerkingsverbanden (intercommunales). Voor al deze verbonden entiteiten coördineer jij de jaarlijkse en maandelijkse taken zoals de agendering op de raad en de bijhorende toelichtingen op de gemeenteraadscommissies.

Verwacht:

Jij…

• hebt een bachelorsdiploma of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
  Ook als laatstejaarsstudent kom je in aanmerking.
• bent een digitaal expert, vooral op vlak van de MS Office-toepassingen.
• bent bereid om je in volgende onderwerpen in te werken en je kennis op gezette tijden op pijl te houden:
  • werking van een lokaal bestuur, (basisprincipes van) openbaarheid van bestuur, controle en ondersteuning van de kerkfabrieken en andere verbonden entiteiten.
• bent in staat om proactief doelen te stellen, prioriteiten te bepalen en taken af te werken binnen de vooropgestelde deadline.
• bent van nature probleemoplossend ingesteld, past je vlot aan onverwachte omstandigheden aan, zoekt zelfstandig en op eigen initiatief naar alternatieven voor mogelijke problemen en zorgt voor haalbare oplossingen.
• communiceert op een klantgerichte en constructieve manier en je biedt een kwalitatieve dienstverlening en objectieve ondersteuning.
• gaat actief op zoek naar informatie en kennis binnen jouw eigen domein en neemt alle leerkansen met beide handen aan om je eigen loopbaan verder te ontwikkelen.

Aanbod:

Stad Aalst…

• biedt je een gevarieerde job in een organisatie waar samenwerken, betrokkenheid, vertrouwen en klantgerichtheid centraal staan, want “Samen bergen verzetten, da’s klasse!”.
• heeft een voltijds contract van onbepaalde duur (bediendestatuut) als administratief deskundige in de aanbieding waarbij je werkt in een systeem van flexibele arbeidstijd. Er zijn op heden twee openstaande vacatures die eerder in deze publicatie gedefinieerd werden.
• biedt je een loon binnen weddeschaal B1-B3 (met een basisbrutowedde tussen 2.913,18 EUR per maand en 4.858,09 EUR per maand). Relevante anciënniteit komt in aanmerking, zowel uit de openbare sector, privésector of als zelfstandige.
  De door jou ingediende tewerkstellingsattesten worden onderzocht en vervolgens wordt de relevante anciënniteit bepaald.
• geeft je de kans om aan de slag te gaan in het centrum Aalst, nl. in het administratief centrum (adres: Werf 9).
• geeft de mogelijkheid tot structureel telewerk na de inloopperiode van 6 maanden.
• vult jouw loon verder aan met een aantrekkelijk pakket extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en een fietspremie.
  Daarnaast voorzien we uiteraard alles wat je nodig hebt om jouw functie goed uit te oefenen (bv. laptop).
• voorziet een aantrekkelijke verlofregeling, waarbij je onmiddellijk recht hebt op verlof.
• biedt een divers pakket aan voordelen, daar lees je hier alles over.
  https://www.aalst.be/werken-voor-aalst/werken-bij-stad-of-ocmw-aalst

Maar hoe solliciteer je nu?

• Solliciteren doe je via de website van de stad Aalst (https://aalst.be/overzicht/vacatures-bij-de-stad), waar je tot en met 5 juni 2023 een recent cv en jouw diploma kan opladen.

Een sollicitatie bestaat uit 2 onderdelen:

• Online PC-testen, die plaatsvinden tussen 12 en 15 juni 2023.
• Een mondeling gedeelte met voorbereidende opdracht, dat plaatsvindt op 28 juni 2023 (ook op 26 juni 2023 indien veel kandidaten).

Om je goed voor te bereiden op een sollicitatie bij stad Aalst, vind je hier de beste sollicitatietips.
https://www.aalst.be/werken-voor-aalst/sollicitatietips

Blijf je toch achter met vragen?
Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kan je tussen 9u en 17u contact opnemen met Youlia Gabernik, recruiter via 0470 20 07 08 of via jobs@aalst.be.
Voor meer informatie over jouw kandidatuur kan je tussen 9u en 17u terecht bij Joke Steenhaut, dossierbeheerder via 053 72 32 50 of via jobs@aalst.be.
Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je tussen 9u en 17u contact opnemen met Lien Behets, coördinator Juridische zaken via 053 72 36 46 of via lien.behets@aalst.be.